為進一步加強礦職業衛生業務工作檔案和職業健康監護檔案的規范化管理，根據《職業病防治法》、《職業衛生檔案管理規范》、《煤礦安全規程》、《煤礦作業場所職業病危害防治規定》等有關規定，制定本制度。
一、礦應按年度建立健全職業衛生管理工作檔案。
二、職業衛生管理檔案包括以下內容：
(一)單位基本情況。
(二)職業病危害防治領導機構、職業衛生管理機構文件。
(三)職業病危害防治領導機構、業務管理機構中涉及領導及成員單位職責。
(四)職業病防治及管理工作各項規章制度。
(五)作業場所職業病危害因素種類清單、崗位分布以及作業人員接觸情況等資料。
(六)職業病防護設施基本信息及其配置、使用、維護、檢修與更換等記錄臺賬。
(七)職業病危害防治規劃、年度計劃、實施方案及實施過程中檢查、落實情況資料。
(八)職業病危害項目申報表及回執單。
(九)職業病危害事故報告與應急處置工作記錄。
(十)職業病防治工作經費預算、經費投入、項目列支等相關資料。
(十二)職工錄用前及作業過程職業病危害告知資料。
(十三)單位職業衛生自查自糾情況和隱患整改、責任人處理等情況記錄。
(十四)其他職業衛生管理工作所要求的資料。
三、職業衛生宣傳培訓檔案包括以下內容：
(二)單位主要負責人、職業衛生管理人員、職業病危害因素監測人員等參加職業衛生學習培訓情況佐證材料。
(三)針對職業危害作業場所人員進行職業衛生宣傳教育和培訓工作資料：
2、培訓通知、培訓教材、培訓記錄、培訓簽到、考試試卷、宣傳圖片等紙質和攝錄像資料。
四、職業病危害因素監測、檢測與評價工作管理檔案包括以下內容：
(一)生產工藝流程和職業病危害因素分布圖。
(二)職業病危害因素監測、檢測設備臺賬資料。
(三)按規定周期開展作業場所職業病危害因素檢測、評價報告與記錄。
(四)每年一次的作業場所職業病危害因素檢測及每三年一次的職業危害現狀評價的受委托職業衛生技術服務機構資質證書復印件、職業病危害因素檢測評價合同書、職業病危害因素檢測與評價結果報告、根據職業病危害因素檢測與評價結果所制定實施的整改措施及落實情況等資料。
(五)其他有關職業衛生管理的資料或文件。
五、職業健康監護檔案包括以下內容：
(一)職業健康檢查機構資質證書及主檢醫師資格證明復印件。
(二)委托職業健康檢查協議書。
(三)職業性健康檢查所涉及的工種及人員名單。
(四)歷次職業健康檢查報告匯總資料。
(五)存在職業病禁忌、職業健康損害及職業病人員的處理和安置情況記錄。
(六)將職業健康體檢和職業病診斷結果告知職工本人的相關材料。
(七)職業病個體防護用品的采購、發放、維護與更換等工作記錄。
(八)職業健康監護計劃及經費落實情況等資料。
(九)個人職業健康監護檔案所涉及的其他相關材料。
六、建設項目職業衛生“三同時”檔案包括以下內容：
(一)建設項目職業危害預評價報告。
(二)建設項目職業危害預評價報告評審工作過程報告。
(三)建設項目職業病防護設施設計材料。
(四)建設項目職業病防護設施設計評審工作過程報告。
(五)職業病危害控制效果評價與驗收資料。
(六)建設項目職業危害預評價、職業病防護設施設計、職業病危害控制效果評價的承辦單位、評價結論、評審時間及評審意見，以及職業病防護設施驗收時間、驗收方案和驗收意見等工作信息公示資料。
(七)《建設項目職業病防護設施“三同時”監督管理辦法》所涉及的其他相關資料。
七、職業衛生管理檔案按年度進行案卷歸檔工作。案卷歸檔前需做好以下事項：
(一)簡明扼要的擬寫案卷標題，包括文件制發機關、內容、文種三個部分，標題要反映案卷的內容。
(二)職業衛生檔案和監護檔案作為永久保存。
(三)填寫卷內目錄及案卷封面、編號，裝訂成卷。
(四)歸檔的案卷要填寫移交目錄，由承辦和保管雙方簽字確認。
八、檔案室對各部門移交來的職業衛生檔案和監護檔案要認真進行質量檢查，及時編號登記、入庫保管。
九、檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱利用等情況要進行登記，檔案工作人員調離時必須辦理交接手續。
十、職業衛生檔案室要堅固、安全，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風等工作，并有應急措施。職業衛生檔案和監護檔案庫要設專人管理，檢查清點，如發現檔案破損、變質等情況，要及時修補、復制。
十一、對保管的職業衛生檔案和監護檔案要嚴格執行借閱制度。
十二、嚴禁對職業衛生檔案和監護檔案進行拆卷、涂改、污損、轉借和擅自翻印。
十三、體檢和職業病例檔案的借閱和保密工作，要嚴格執行《病案管理規定》。涉及企業秘密的，遵照相關規定辦理。
十四、對職業衛生檔案和監護檔案的利用情況，必須進行專冊登記。
