1、地測科(防治水)形成的資料，各部門在利用過程中需要復制，必須填寫查閱復制記錄，并且要寫清楚利用目的、復制的份數。
2、需要復制測量成果資料檔案，必須由辦公室負責人批準后方可復制。
3、文書檔案、地質報告、重要圖件等資料需要復制利用，必須由主管領導批準，才能到地測科(防治水)辦理復制手續。
資料的審批、發放、回收、銷毀制度
1、地測科(防治水)根據規定建立填圖、打印、審批、發放、借閱、回收、移交、保管、銷毀等臺帳，認真記錄，規范程序。
2、圖紙審核是保障礦圖質量的先決條件，各種礦圖、各專業成果圖成圖后，要按照規程、圖例的要求，由技術員及負責人審查，根據不同報送對象和用途，經地測科(防治水)科長、地測副總工程師、礦長簽字、蓋章后，方能供生產單位使用。
3、各類圖紙資料將組織有關人員對不同性質的圖紙進行定期審查，不斷充實積累完善各類圖紙和資料，以提高其使用價值，發現問題及時整改。
4、地測科(防治水)內部所有圖紙的打印、銷毀需經技術員審查通過后方可打印或銷毀。
5、各單位使用地測相關圖紙時必須首先向地測科(防治水)科長申請，經科長同意后方可提供，并詳細說明圖紙使用名稱、數量、使用單位等并同時做好記錄。
6、所有工作人員未經科長批準，不得隨意答復或將圖紙發放、借給他人使用，圖紙的發放要建立發放記錄臺賬。
7、各單位(包括公司級領導)索取或借閱圖紙資料必須首先向地測科(防治水)科長聯系，然后由科長通知對應專用資料保管人員或有關業務主管，準備所需相關圖紙資料的名稱、數量和使用時間，方可提供資料。索取資料人員必須事先由本人辦理借閱登記手續后方可借閱地測圖紙。
8、外單位來我公司索取圖紙資料時，必須持有正式公函，寫明索取調閱抄錄名稱、范圍、用途，經公司總工程師批準，并經地測科(防治水)科長同意簽字后，方可借閱，否則一律拒借。
9、礦圖由專人負責保管，統一編號，分類登記，有目錄索引，查找方便，達到檔案化管理要求;圖紙存放在金屬檔案柜內保管，防止資料受潮發霉，保管室內配備防火器材，以保證圖紙資料的安全。
10、基本礦圖、技術報告附圖、科研項目附圖每年應移交公司檔案室管理，并辦理移交手續。
11、對經常使用圖紙的單位采取以舊換新的方法及時回收圖紙，應當收回的圖紙一律收回，不能收回的做好登記，注明原因。對公司反饋來的交換圖等舊圖紙，建立登記記錄。收回的圖紙確定沒有利用價值的，經科長批準用碎紙機的方法予以及時銷毀。
