物資采購管理標準
QG/XQ0439-2009
一、適用范圍
本標準適用于所有統購和自購的設備、材料、配件、勞保、辦公用品及印刷品管理。
二、標準內容
(一)物資采購的基本原則
1.執行集團公司(龍宇國貿)授權采購的原則
根據集團公司(龍宇國貿)采購管理規定，XX煤礦負責授權自購物資項目，統購物資報集團公司(龍宇國貿)招標辦統一采購。
2.計劃采購的原則
供應科必須嚴格按照龍宇國貿和XX煤礦已批準的物資采購計劃執行，各單位生產急需的物資采購必須辦理審批手續。
3.統一招議標采購的原則
XX煤礦供應科為XX煤礦物資采購的職能部門，根據集團公司授權，XX煤礦自購物資或龍宇國貿授權XX煤礦采購的物資，供應科可根據物資采購流程組織招議標采購。
4.質量優先，同質比價的原則，追求最優性價比。
5.戰略供應商優先的原則
根據集團公司供應商管理規定，優先選擇市場信譽好的供應商，納入集團公司戰略供應商管理的優先選擇。
6.保障安全生產的原則
采購物資必須證件、技術資料齊全，到貨及時。
(二)物資采購計劃編制
1.各單位(區隊)根據礦生產實際需要，編制月度和臨時追加物資需求計劃，根據供應科要求，將下月的物資需求計劃在當月20日以前通過系統申報至供應科，申報物資計劃要嚴格按照供應科設計的格式填寫，并做到申報物資詳細、準確。
2.供應科將各單位(區隊)所申報的物資需求計劃根據生產實際進行利庫、審核、匯總，編制XX煤礦物資采購計劃，分管礦領導審核，主管礦領導批準，統一上報龍宇國貿批示。
3.對于庫存物資，供應科根據生產計劃不斷優化庫存結構、合理儲備物資定額，為編制采購計劃提供有效依據，切實做到庫存物資不積壓、不浪費，滿足生產需要。
4.對于各單位(區隊)生產急需所用物資計劃，必須由使用單位負責人簽字，相關科室審核，分管礦領導批示，通過系統申報至供應科，供應科可根據生產需要采取先購進后程序的原則，保證生產物資所需。
5.申報物資需求計劃要按照統一格式，物資名稱、規格型號、技術參數、使用單位、到貨期限、生產廠家等必須填寫清楚、準確，確保購進物資質量可靠、有效使用，對于所報物資計劃不準確、不規范、不可靠造成物資積壓，將對有關單位人員追究處罰。
6.對外圍成品加工，使用單位所報的圖紙必須設計完整、準確，報供應科進行審核后，根據有關文件、流程，組織外圍加工。
(三)物資采購管理規定
1.全礦所有物資采購、印刷制品、加工制作等業務必須由供應科歸口管理，統一組織，陽光操作，礦各單位(區隊)不得擅自自行物資采購或強行向使用單位推薦產品。
2. XX煤礦的物資采購要嚴格按照龍宇國貿批示，進行組織流程采購，對于無龍宇國貿領導和礦領導批準的物資采購計劃各單位不得擅自采購。
3.供應科計劃員在物資采購前必須編制詳細、準確、合理的物資采購計劃，編制物資采購計劃必須堅持先利庫后詢價再上報的原則，對于購進的物資認真做好市場調查，并對廠家的資質進行審查，確保購進物資價格真實、合理。
4.采購煤安專用物資時，嚴格遵循國家煤礦安全管理的有關規定，杜絕購進無安全標志的煤安產品，對于所購進的煤安專用物資生產廠家必須提供各種必要證件，包括煤安證書、生產許可證、產品合格證、防爆合格證、營業執照等，確保購進煤安產品安全可靠。
(四)物資招議標流程
1.供應科根據龍宇國貿和礦批準的物資采購計劃，編制招議標計劃報主管領導批準后，由供應科統一組織招議標，根據采購物資的性質，確定評委組成。對于所采購的物資，供應科向使用單位、技術部門、生產廠家等咨詢，必要時組織有關人員對生產廠家進行實地考察。
2.根據批準的招議標計劃，供應科組織企管科、機電科、財務科、監察科等對外經濟小組人員參加招議標會議;技術要求高的設備、配件等物資采購，成立由評標主任負責的評標委員會進行評標，必要時邀請集團公司或其他單位部門專業人員參加。
3.供應科或技術部門評委(設備采購)根據評標情況，形成評標報告，報礦領導審批。需簽訂技術協議的采購項目，由生產、機電技術管理部門負責簽訂技術協議。
4.供應科根據批準的評標報告，形成合同文本，組織礦有關單位進行合同會簽，并報領導批準，加蓋單位印章。
5.合同簽訂后，供應科負責分發企管科、財務科、監察科及業務相關單位(設備合同發機電科)，并把合同及時交供應商。
6.合同生效后，供應科具體負責合同的履行，履行合同相關條款并監督合同的履行情況。
7.合同生效后，供應科對招議標資料、詢價資料、投標文件、廠家資質、評標報告、合同、技術協議等資料必須齊全，歸檔。
(五)對外經濟談價議程
1.宣讀對外經濟領導小組成員
2.監督部門宣讀議價紀律
3.廠商介紹公司及產品基本情況
4.廠商報價
5.談價核實
6.對外經濟領導小組成員會簽
7.簽訂合同
(六)物資驗收入庫管理
1.物資到礦后，機電科負責組織設備驗收，驗收合格辦理入庫;供應科負責組織材料、配件驗收，驗收合格辦理入庫。
2.驗收必須由計劃員、質檢員、保管員、礦相關部門人員等參加，對于技術含量高的設備、物資必要時邀請使用單位技術人員或外部專家參加。
3.驗收嚴格按送貨通知單、合同、技術協議等進行。數量、質量、技術資料等驗收項目要齊全。對內在質量不能夠當場確定的，進行外觀驗收。對質量、數量、資料等不符合要求，與合同或計劃清單不符的物資，不得辦理入庫手續。杜絕驗收“五無”產品(無產品生產許可證、無產品質量證明書、無產品合格證、無防爆合格證、無煤礦安全標志)。
4.需有關技術管理部門(第三方)鑒定的物資，要邀請有資質的單位進行鑒定。
5.物資驗收合格后，供應科根據管理規定，建立物資驗收入庫臺賬，按要求做好物資的保管工作。
(七)結算管理
1.供應商根據合同和入庫驗收單及時開據增值稅發票或合同約定的其他形式的合法發票，材料、配件經供應科審核確認，設備由機電科、供應科共同審核確認，報礦領導審批后，到礦財務科入賬。
2.審核人員對照合同、入庫單等審核發票的價格、物資規格型號、稅率等，對價格真實性負責。財務科根據簽證齊全的票據辦理結算手續，并按照有關規定審核票據，保證票據的合法性。
三、信息傳遞
(一)本標準輸入信息
礦月度生產經營計劃;區隊月度材料需求計劃;礦月度儲備物資盤點表。
(二)本標準輸出信息
物資采購計劃;物資采購詢價表;采購物資計劃價格表;物資采購合同;物資到貨驗收單;物資入庫單。
