會計電算化管理標準
QG/XQ0430-2009
一、適用范圍
本標準規定了會計電算化崗位和工作職責、系統操作管理、計算機軟硬件管理、電算化檔案管理等標準內容。
三、標準內容
(一)會計電算化崗位及工作職責
1.賬套主管：由財務主管兼任
(1)負責組織協調計算機及會計軟件系統的運行及會計電算化系統的全面管理工作。
(2)對電算化系統各崗位人員的工作進行質量考評，合理調整各崗位會計人員。
(3)監督會計電算化系統的運行，保證系統合法、安全、保密、可靠和可審計。
(4)檢查計算機輸出賬表、憑證數據的正確性和及時性，完善現有的管理制度，并制定崗位責任。
2.電算化系統管理員
(1)負責會計電算化系統環境的建立及新單位會計電算化系統軟硬件的安裝和調試工作。
(2)負責對電算化系統的硬件設備和會計軟件系統的運行情況進行定期檢查，有權拒絕來歷不明的軟件或帶有病毒的軟件在會計電算化系統中運行，確保系統的正常運行。
(3)負責發現和解決系統運行中的軟硬件操作故障，在系統發生故障時，應及時到場，并組織有關人員盡快排除系統軟硬件故障和會計數據差錯，使電算化系統盡快恢復正常運行。
(4)當電算化系統發生不可處理的錯誤時，應及時與軟件開發單位的技術人員聯系，及時解決發生的錯誤。
(5)檢查會計數據的預處理工作，確保操作人員輸入的各類數據符合會計軟件系統的要求。
(6)負責本系統計算機內會計數據的安全性、正確性、及時性和保密性的檢查。
(7)按規定的程序對會計數據及程序實施完整性、適用性和正確性的維護。
(8)做好本系統操作運行情況的總結工作，并提出改造電算化系統管理、操作、維護的需求報告，提出對會計軟件系統的改進意見。
(9)對本系統有關資源(包括硬件設備、軟件、數據及文檔資料等)的調用、修改和更新提出報告。
(10)負責電算化系統升級換版的調試工作。
(11)會計電算化人員變動或會計科目調整時，負責電算化系統的維護。
(12)設置屬于本崗位權限范圍內的操作保密口令。
3.系統操作員
(1)負責所分管會計業務的原始憑證的審查及匯集工作，按會計核算工作的要求和會計電算化系統管理的要求對憑證進行預處理，編制記賬憑證。
(2)通過操作計算機向會計軟件輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據，嚴格按照數據輸入的要求做好數據輸入操作;在輸入操作中，如發現系統有錯誤或對輸入憑證有疑問時，應及時向系統管理員或財務主管反映，不得擅自作廢或修改;發現輸入數據與憑證不符時，應按憑證數據預以修正;數據輸入完畢先進行自檢核對工作，核對無誤后交審核員復核，對審核員提出的會計數據輸入錯誤，應及時修改。
(3)由原始憑證直接錄入計算機并打印輸出的情況下，記賬憑證上應有錄入員的簽名或蓋章。
(4)要根據會計電算化制度的要求，嚴格執行計算機硬件、軟件的操作規程和防范計算機病毒的措施。
(5)系統操作過程中發現故障，應及時向系統管理員報告，并做好故障記錄和上機記錄等事項。
(6)在系統運行過程中，若需離開現場，應執行相應的命令退出會計軟件，以防他人越權操作。
(7)設置屬于本崗位權限范圍內的操作保密口令。
4.數據審核員
(1)負責對輸入計算機的記賬憑證和原始憑證數據進行審核，包括各類代碼的合法性、摘要的規范性和數據的正確性。
(2)對不符合財務會計制度和有關規定的不真實、不合法的憑證退還各有關人員更正、補齊;對填制的不符合要求、不完整、不規范的憑證，包括金額錯誤的憑證、會計科目和分錄錯誤的憑證，要求操作人員查明原因并進行修改。
(3)對不符合要求的憑證和不正確的輸出賬表數據不予簽章確認。
(4)對計算機打印輸出的會計賬簿、會計報表進行確認。
(5)設置屬于本崗位權限范圍內的操作保密口令。
5.數據分析員
(1)要根據生產經營情況認真分析相關數據，確保數據分析的及時性、真實性和準確性，維護數據分析的嚴肅性和權威性。
(2)有權拒絕接受不符合法規制度的會計信息進人計算機管理流程。
(3)有權根據生產和管理的需要調整會計電算化管理流程中的相關設置。
(4)設置屬于本崗位權限范圍內的操作保密口令。
6.會計電算化檔案管理員
(1)負責管理存檔的會計系統數據軟盤(光盤)、程序光盤及各類賬表、憑證、資料的備份和打印的會計報表、憑證和各類資料的保管工作。
(2)做好各類會計數據、資料、憑證的安全保密工作，不得擅自出借，經批準允許借閱的會計資料，應認真進行借閱登記。
(3)按規定期限，向各類電算化崗位人員催交各種有關的存檔軟盤數據和賬表、憑證等會計檔案資料。
(二)會計電算化系統操作管理
1.系統使用管理
(1)在系統投入運行前，由財務科長確定本系統的合法有權使用人員及操作權限，報相關領導審批后，系統管理員在系統內授權使用。凡以后運行中需要增減使用人員，按同樣手續辦理。
(2)對各使用人員明確劃分其使用操作權限，形成分工牽制，健全內部控制制度。
(3)本會計電算化系統的計算機專機專用，謝絕無關人員使用計算機做其他工作。
(4)任何人員不得直接打開數據庫文件進行操作，不允許隨意增加、刪除、修改數據、原程序和數據庫文件結構。
(5)出納人員不允許進行系統性的操作，系統管理員不得兼任出納工作。
(6)存檔數據、磁(光)盤等會計資料，由系統管理員負責復制、核對，并交會計檔案管理員保管。
(7)系統管理員必須做好日常檢查監督工作，發現不規范使用應及時制止，并采取措施避免同樣情況再次發生。
(1)操作人員必須經培訓合格后，才能上機操作。
(2)開機之前檢查設備是否完好，開關機時嚴格執行開關機順序。
(3)操作人員登錄賬套時必須填寫本人的操作員號碼，登錄密碼應注意保密，不得隨意泄露，并不定期更換。
(4)操作人員只能在本人操作權限內使用微機，不得越權或以其他操作人員的名稱操作計算機。嚴禁利用非法手段套取他人口令進行越權操作，杜絕未經授權人員操作會計軟件。
(5)操作人員應嚴格按財務制度及規定操作計算機，任何人不得隨意修改憑證和賬目。
(6)在系統運行過程中，操作人員如要離開工作現場，必須在離開前退出系統，以防止其他人員越權操作。
(7)未經系統管理員同意不得擅自安裝非財務系統的應用軟件，也不得變更微機的固有設置。
(8)一旦發現微機染有病毒，應立即予以隔離并請求計算機維護人員進行殺毒，待確認計算機確實無病毒后才能使用會計軟件。
(9)在軟件運行過程中，如遇誤操作等原因致使軟件不能正常運行，應立即與系統管理員聯系，同時記錄故障原因，查明數據是否丟失。嚴禁擅自對數據進行修改。
(10)操作人員工作完畢，應逐級退出會計軟件，回到開機狀態。關閉微機及相關設備后才能離開工作現場。
3.賬務處理程序
(1)賬務系統初始化。在初次建立會計電算化系統時，需要進行系統初始化工作，在財務主管授權下進行會計科目、賬本格式、憑證類型、期初余額等內容的設定。
(2)賬務系統更改。系統正常運行期間，任何對賬務系統的修改變動，必須得到財務主管的批準。
(3)記賬憑證的編制。電算化系統輸入的憑證一律為機制憑證。記賬憑證要嚴格按照國家財務制度的規定，對不真實、不合理的原始數據、憑證不予受理，對記載不確切、不完整的原始數據和憑證應予以退還，并要求更改和補充。
(4)記賬憑證的審核、記賬與結賬。操作員每輸入一張憑證，要檢查無誤后再保存;記賬憑證必須經憑證審核員嚴格審核，確認準確、合法后方可進行記賬和結賬處理;輸入計算機的憑證、單據應由制單人、審核員、記賬員、財務主管簽字后方為有效憑證;同一張憑證制單和審核不能是同一個人。
(5)記賬憑證、賬表的打印。憑證輸入員確認記賬憑證無誤后，打印出來按憑證傳遞程序交憑證保管員保管;每年年末必須將全部賬簿打印輸出，裝訂成冊，作為會計檔案保存。
(三)計算機軟件硬件管理
1.計算機軟、硬件管理
(1)財務用計算機應做到專機專用，不能用于做其他非相關工作。
(2)除被允許操作財務軟件的人員和系統管理員外，其他人未經允許不得使用會計電算化用計算機。
(3)每次使用計算機必須使用不間斷電源(UPS)，以避免意外斷電造成會計數據的丟失，影響本單位的會計工作。
(4)禁止在財務專用計算機上使用外來軟盤，禁止在計算機上玩游戲，以防止計算機感染病毒。
(5)使用上、下級送來的數據盤之前，必須先進行檢查計算機病毒的工作。
(6)不得隨意刪除計算機硬盤中的系統軟件和會計軟件。
(7)嚴禁隨意拆卸微機部件，嚴禁在通電的情況下拔插各種電纜線和信號線。
(8)鍵盤操作應輕而有效，嚴禁大力擊打鍵盤。
(9)定期對微機運行的環境(如：電源、溫度、濕度、電磁場等)進行測定，保證機房內的各種設施正常運轉。
(10)上機人員要珍惜、愛護磁盤，不許折疊、擠壓，不要用手觸摸磁盤的暴露處，并防止磁盤磁化、潮濕和積塵，以確保磁盤上所存程序軟件的完好無損。
(11)對一些特殊或需保密的軟件，要進行嚴格的專項管理，非指定人員不得擅自使用。
2.計算機軟、硬件維護
(1)為保障電算化系統的正常運行，需要進行經常性的系統維護，一般情況下每周全面檢查一次計算機軟件和硬件系統，并做好檢查記錄，以保證系統的正常運行。
(2)在設備更新、擴充、修復后，由系統維護人員實施安裝和調試，直至運行正常。
(3)在系統發生變化時，隨時做好適用性的維護工作。
(4)系統中的會計數據需要每天進行備份，月底應對會計核算數據做完備份并傳送給集團公司電算化中心服務器。
(5)在系統運行過程中，計算機軟件和硬件發生故障和出現異常時，應及時進行故障分析，并做好檢查維修記錄，排除故障并維護系統正常運行。
(6)計算機硬件發生故障時，如果沒有能力維修，應及時與維修單位取得聯系。
(7)財務軟件運行發生錯誤時，如無法處理，應及時與財務軟件開發商取得聯系以便及時解決問題。
(8)系統管理員應定期對軟件的保存情況及完整性進行檢查。
3.會計數據的安全維護
(1)必須經常進行備份工作,以避免意外和人為錯誤造成數據的丟失。定期對計算機內的會計資料在計算機硬件和移動硬盤中進行備份,每年終了必須將所有賬套數據刻入光盤,切實保證核算資料的安全完整。
(2)需要做備份的內容,是能夠完全恢復會計系統正常進行的數據資料,一般包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額、文件、憑證,各種賬簿、報表及其他核算子系統的數據文件。
(3)對磁性介質存放的數據要保存雙備份,備份盤應該定期復制, 以保證數據沒有丟失。
(4)系統維護一般由系統維護員或指定的專人負責,數據錄入員、操作員等其他人員不得進行維護操作,賬套主管可進行操作維護但不能執行程序維護。
(5)計算機內的會計數據及其備份和作為會計檔案資料打印出來的各種憑證、賬冊、報表，應按有關財會制度使用和保管。
(6)由計算機打印輸出的會計資料發生缺損時，應該補充打印，并由操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，并需財務主管簽字認可。
(7)系統管理員負責對財務用服務器以及財務軟件進行加密，防止非法操作或誤操作。
(8)計算機內不得存有破譯密碼的軟件，密碼應作為秘密檔案保存，密碼的修改嚴格按權限執行。
(9)機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表、應視同會計資料做兩套備份，交會計檔案保管員分別存放保管。
(五)會計電算化檔案管理
1.會計電算化檔案包括：存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其它磁性介質或光盤存儲的會計數據、計算機打印出來的書面形式的會計數據等，會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據。
2.會計電算化檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責并建立健全借閱手續。
3.打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有財務主管的簽章才能存檔保管。
4.作為檔案管理的各類軟件、磁盤，應分別進行編號建卡存檔保管。對會計電算化檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。需對存檔的資料進行復制的，應報經財務主管批準。
5.存放在計算機上的各類應用軟件和數據文件，也是本檔案的重要組成部分，由系統管理員負責管理。采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞，而使會計檔案丟失。
6.通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截至該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
7.各類會計檔案的出借，均需經過財務主管審批同意并簽章。未經財務主管同意，不得對外提供任何檔案資料。
8.任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀損數據文件、賬冊、備份磁(光)盤和裝有會計數據的計算機系統，否則將按規定進行嚴肅處理，情節嚴重的，將追究其法律責任。
四、信息傳遞
(一)本標準輸入信息
會計電算化管理制度及規定;會計電算化操作系統;用友會計軟件。
(二)本標準輸出信息
計算機硬盤、光盤(磁盤)雙重備份會計數據。
