一、檔案保管制度
為了維護檔案的完整與安全，防止檔案的損壞，最大限度地延長其使用壽命，特制定檔案保管制度：
1、檔案保管要貫徹“以防為主，防治結合”的原則，要有適宜保存檔案的庫房、櫥具和切實可行的檔案“八防”措施，庫房內溫度要爭取控制在14-24度，相對濕度應控制在45-65%
2、庫房內櫥具排列要整齊一致，橫豎成行，排列時應于窗戶垂直，如沿墻排列，櫥具背面與墻的間隔不小于8厘米，以便于通風降溫，庫房內櫥具應按要求編號。
3、庫房內嚴禁吸煙及放置易燃、易爆危險物品以及對檔案保護不利的其它物品，做到專室專用。
4、庫房內應使用白織燈作照明光源、不宜使用熒光燈，以減少紫外線對檔案的損害。
5、提高警惕、加強保密觀念，出入庫房要注意關門落鎖，下班前要將門窗、照明及其它設備全部關閉。
6、保持檔案庫房的清潔衛生，按時記錄庫房內濕度，定期檢查，補充殺蟲滅菌藥物。
7、對庫藏檔案要定期進行檢查、核對、做到帳物相符。對字跡變退、破損的檔案，應及時進行修補和復制。
8、要建立健全卷宗(內容主要有立卷說明、卷宗介紹、分類方案、檢查記錄、交接憑證等)，以便對卷宗內檔案的管理。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員要認真執行《中華人民共和國保密法》嚴格遵守《保密守則》，切實保證檔案的安全管理。
2、凡查閱密級的檔案，應按劃密規定掌握使用，嚴格控制保密范圍。
3、檔案工作人員對案卷內容不準隨意談論或摘錄、外傳，不準以通信或任何方式泄漏檔案機密。
4、檔案工作人員不得任意將案卷帶出檔案庫房(室)。
5、工作中形成的帶有字跡的 廢紙，不得隨意亂丟，應集中存放、銷毀。
6、到期應銷毀的案卷、資料，按手續報有關領導批準，由兩人監銷處理。
三、檔案查閱制度
1、機電運輸科內部人員借閱本部門的資料，需辦理借閱登記手續。
2、機電運輸科以外的單位人員借閱資料，須持本單位介紹信，并經機電運輸科主任工程師同意批準后方可辦理借閱手續。
3、借閱技術資料一般情況下不得帶出資料室，但確因工作需要帶出時，最多不超過一個星期。如到期不歸還時，須續辦續借手續。外單位人員必須交納100元抵押金后方能借閱。
4、借閱技術資料人員不得隨意將該資料轉借他人，不經機電運輸科主任工程師同意，不得復印、抄錄。
5、借閱資料人員必須愛護資料，不得擅自涂改、撕毀、損壞資料，不得遺失、泄密。
6、借閱資料人員到期歸還資料時，嚴格履行檢查手續，如果發現資料有涂改、撕毀、損壞、遺失現象，將按情節輕重，隊組內部人員給予罰款，外單位人員從抵押金中扣除罰款。
四、檔案立卷歸檔制度
1、按照《中人民共和國檔案法》、《山西省檔案條例》，本單位工作活動形成的具有保存價值的文件材料由檔案部門協助有關科室進行整理、立卷、歸檔，任何人不得無故拒絕歸檔，國家規定不得歸檔的材料，不得歸檔。
2、檔案人員將應歸檔的不同載體的文件材料，按歸檔范圍及時進行收集，做到文件印件與定稿齊全;請示與批復齊全;正文與附件齊全;會議文件齊全;圖紙與文字說明齊全;照片與底片齊全;帳薄與憑證齊全。
3、凡是應歸檔的文件材料，要求字跡工整、清晰、不得用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、彩筆書寫或簽發文件。不符合要求者，應及時退回返工復制，以確保質量。
4、收集上半年度文件材料的立卷、歸檔工作，一般應于7月底前全部完成，科學技術項目完成后2 個月歸檔，并按要求辦理交接手續。
