一、職業衛生檔案資料按檔案管理的要求建立目錄、統一編號及時進行歸檔。
二、職業衛生檔案資料應字跡清楚、圖表清晰、文字準確可靠，并管好和用好職業衛生檔案。
三、隨時、定期地根據公司人員的變動，及時調整和補充職業衛生檔案，各表卡每年10月前系統地調整一次。
四、職業衛生檔案中各種資料按要求每三年復核一次;日常職業衛生工作須將測定結果、健康檢查結果、職業病管理情況隨時過錄，以備分析。
五、員工離開單位時，有權索取個人健康檔案資料，檔案室應如實地、無償地提供，并在所提供的個人復印件上簽章。
六、職業病診斷，鑒定單位需提供有關職業衛生檔案資料時，檔案室應如實地提供。
七、檔案室對各部門移交來的職業衛生檔案，要認真進行質量檢查，歸檔的案卷要填寫移交目錄，雙方簽字，及時編號登記，入庫保管。
八、檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱利用等情況要進行登記，檔案工作人員調離時，必須辦好交接手續。
九、職業衛生檔案庫房要堅固、安全，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風等項工作，并有應急措施。職業衛生檔案庫要設專人管理，定期檢查清點，如發現檔案破損、變質時要及時修補復制。
十、管理職業衛生檔案的人員應當愛護檔案，職業衛生檔案室嚴禁吸煙，嚴禁對職業衛生檔案拆卷、涂改、污損、轉借和擅自翻印。
