為降低各生產部室對井下同一施工地點的辦公頻次，減少因部室人員現場辦公造成對井下各施工地點的生產影響，進一步提高生產技術服務中心各辦公室人員辦事效率和服務水平，山東能源新礦集團協莊煤礦推行實行了井下集體辦公制度
集體辦公室時間為每周二、四，各生產辦公室人員嚴格按照集體辦公時間對井下各采掘、輔助地點進行現場辦公。其它非集體辦公時間有特殊情況確實需現場辦公的，各生產部室必須提前向采掘、輔助項目部提出辦公申請，經允許后按期進行現場辦公。其它非集體辦公時間采掘、輔助項目部井下施工現場需要生產部室前去辦公服務的，由采掘輔助項目部向生產部室提出申請，生產部室人員再按期進行辦公服務。
為保證制度落實到位，制定了詳細的、嚴厲的保障措施，確保在井下實行集體辦公，提高了辦事效率。
