大磨嶺煤礦合同管理制度
編制人：陳全成 何永勝
根據《中華人民共和國合同法》及國家有關法律、法規，參照《煤炭分公司基建管理手冊》，結合大磨嶺煤礦實際情況，特制定本制度。
1、目的
規范我礦合同管理程序，明確管理職責，界定管理層面，防范經營風險，提高管理效能。
2 、適用范圍
3 、定義
3.1合同：是指除勞動合同外，公司與平等主體的自然人、法人和其它組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。
3.2合同管理：是指對合同立項、意向接觸、資信調查、商務談判、合同條款擬定、審查會簽、簽字、備案審核、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、立卷歸檔等全過程的管理。
4、管理體制、組織形式與相關規定
4.1 合同管理實行分級歸口管理與有限的集中控制相結合的管理體制
4.2 管理規定
4.2.1簽訂合同，除即時清結外，都必須采用書面形式。杜絕“履約在先，簽約在后”的現象，“嚴禁先干活，后補合同”的現象發生。
4.2.2 礦計劃科為合同歸口專業管理部門，負責全礦經濟合同的管理、監督、執行。
4.2.3 需要以礦名義訂立各種具有履約性質的協議、文件的部門，為合同承辦部門。工程部為井巷工程合同的承辦部門;機電科為設備訂貨和安裝工程合同的承辦部門;安全科為安全合同的承辦部門;供應科為材料供貨合同的承辦部門;綜合辦為對外事務辦理及民事合同的承辦部門。承辦部門應根據合同項目需要指定承辦人，借調、借用人員不得被指定為承辦人。
4.2.4審計部門依其職責對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行審計。
4.2.5合同簽訂之前應當經財務、計劃部門，以及合同項目所涉及的相關業務管理部門審查會簽并報煤炭分公司計劃發展部牽頭會簽或審核。
4.2.6 合同管理實行承辦部門負責制與審查會簽責任制相結合的責任制度。
4.2.6.1合同承辦部門對合同訂立、履行和執行的全過程全面負責，合同承辦人為直接責任人。
4.2.6.2 審查會簽部門根據本部門職責及本辦法的規定，對合同項目中應當提出相關意見而未提出的，應當承擔相應的責任。
4.2.7 礦所屬單位各職能部門及個人一律不得以自己的名義對外簽訂合同或者其它具有履約性質的任何書面文件。
4.2.8 法定代表人不親自簽署而授權代理人簽署合同，應當辦理授權委托書。
4.2.9合同承辦部門和合同歸口管理部門應當分別建立合同臺帳，實行履約跟蹤統計報告責任制。
4.2.10 在合同的訂立、履行中，對有下列行為之一，且產生較大影響或嚴重后果的，由審計部門按照有關規定進行查處，并會同計劃部門追究責任部門負責人和直接責任人的責任。
4.2.10.1 不按本辦法規定簽訂、履行合同的。
4.2.10.2 訂有重大缺陷或無效合同的。
4.2.10.3 審查人員延誤審查時間或未審出合同缺陷的。
4.2.10.4 不按法律或本辦法規定履行變更或解除合同職責的。
4.2.10.5 應當追究對方違約責任而擅自放棄的。
4.2.10.6 提供虛假資料的。
4.2.10.7 不履行內部管理程序、超越授權或濫用授權簽約的。
4.2.10.8 未按規定進行授權或擅自轉委托的。
4.2.10.9 與對方或第三人惡意串通、收受賄賂的。
4.2.10.10 泄露合同意向、商業秘密或有關機密的。
4.2.10.11 延誤糾紛處理法定時效期間的。
4.2.10.12 在合同管理、簽訂、審核、履行過程中有其他失職行為的。
5、 職責
5.1 歸口管理部門職責
5.1.1 貫徹執行合同管理的法律、法規和規章制度，為合同承辦部門提供法律服務。
5.1.2 建立健全合同管理制度，負責礦各類合同的管理、監督、檢查考核各部門及所屬、所管單位合同執行情況，對合同履行進行過程監督。
5.1.3 參與有關合同的論證、談判、起草、審查、簽訂及合同糾紛的處理。
5.1.4 統一管理法定代表人授權委托書和公證、鑒證事宜，管理合同專用章。
5.1.5，負責建立合同管理臺帳，執行合同登記、統計及報告制度。
5.1.6 組織合同管理知識培訓，負責合同承辦人員資格審查。
5.1.7 在會簽或參與重大合同談判過程中，負責審查合同主體、內容、形式的合法性、嚴密性、可行性。
5.2 合同承辦部門職責
5.2.1 負責合同立項，指定合同承辦人，進行可行性論證，意向接觸，資信調查，報請主管領導審批。
5.2.2 組織合同的談判。
5.2.3 起草合同文本，并組織審查會簽。
5.2.4 組織合同的簽訂，辦理所需的法定代表人授權委托書。
5.2.5 負責合同的履行、變更、解除及糾紛處理。
5.2.6 負責合同檔案的管理。
5.2.7 負責所屬單位報送公司審核合同事項的辦理。
5.2.8 收集本辦法的執行情況信息，并按公司年度制度建設計劃，提出修改意見。
5.3 合同審查會簽部門職責
5.3.1 財務部門負責對合同的價款、支付方式的合理性、可行性，資金預算及來源的可靠性，財務手續的合法性、合規性，擔保財產合法、安全性進行審查;對合同變更或解除的經濟性進行評估，出具書面意見。
5.3.2 審計部門負責對合同涉及的資金來源、使用及資產所有權、動用審批手續的合法性以及合同價款、酬金和結算的合理、合法性進行審查。
5.3.3 相關業務部門按本部門職責，負責對合同所涉及本部門業務范圍的相關條款的合法性、可靠性、可行性、安全性，是否符合相關標準及政府文件規定等問題提出審查意見。
5.3.4 計劃部門審查會簽職責，按本辦法5.1.7的規定執行。
5.4 合同承辦人職責
承辦人應對合同自商約時起至履行完畢止的全過程負責，對期間出現的任何與合同有關的問題，按國家有關法律法規及本辦法的規定，須及時與本部門負責人、計劃部門進行協商，并以承辦人為主進行處理。
6 、程序
6.1 合同簽訂程序
6.2 資信調查, 確定合作主體是否符合簽約要求、是否具備履行合同的能力，范圍包括：
1)具有經年檢的營業執照及其他權利能力證明文件，且真實有效。涉及專營許可的，具備相應的許可證明文件;涉及資質要求的，具備相應的資質(等級)證書。
2)經營范圍能夠充分滿足合同項目的需要。
3)具有履約能力，必要時應索取其經審計的財務報表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件。
4)具有履約信用：過去三年重合同、守信用，無嚴重違約事實;在簽署本合同時，未涉及可能影響本合同履行的重大經濟糾紛或重大經濟犯罪案件。
5)在簽署本合同時，不存在任何司法機關、仲裁機構或行政機關作出的任何對履行本合同產生重大不利影響的判決、裁定、裁決或具體行政行為或其他法律程序。
6)其他與合同簽訂、履行相關的事項。
6.3 對不符合前款規定的當事人，如果必須與其簽訂合同時，應由其提供合法、真實、有效的擔保。
6.4 草擬合同文本
凡國家、行業、公司有標準或示范文本的，應當結合實際需要予以適用或借鑒。
6.5 合同必備條款包括標的(規格、型號、數量或具體事項)、質量標準或要求、履行期限、地點、方式、價款與支付方式或合作條件、雙方權利與義務、違約責任、爭議解決方式等。
6.6 具有支付條件的合同，預付款原則上不超過合同總價款的30%;合同它方應當提供相應擔保。
6.7 合同有效期限應至合同所有權利義務履行完畢之日止。
6.8 合同文本份數按實際需要確定，但我方至少保證承辦部門存檔、財務付款手續留存、計劃部門備案各一份。
6.9談判
重大合同應組成談判小組進行談判，一般應有財務、技術、法律、審計及與合同內容相關的其他部門人員參加，承辦部門負責組織和確定具體人員范圍。
6.9.1召開準備會議，明確談判事項，確定談判原則、策略、重點及主談人員，統一部署。
6.9.2 承辦人對談判中遇到的重大問題，應及時向本部門負責人匯報，必要時向本部門分管領導請示。
6.9.3 談判結束后，承辦人制作談判備忘錄，并經我方全體參加人員簽字確認。備忘錄應記載以下內容：
1)準備會議情況，包括會議時間、參加人員、形成的一致意見、聲明保留意見、法律意見、需要請示承辦單位負責人、分管副礦長、礦長或法定代表人的事項等。
2)談判情況，包括進展情況、取得的成果、雙方存在的主要分歧，以及下一步我方談判人員提出的應對意見。
6.10 審查會簽
6.10.1 承辦人填制審查會簽單，附合同草案，他方當事人的資信狀況證明材料，送會簽部門審查。
6.10.2 審查部門應提出具體的審查意見，如有必要，可附書面審查意見返回承辦部門。如沒有具體意見，應按職責在會簽單上簽署“同意”或“不同意”的確定性意見，并由審核人簽字。
1) 審查意見書應包括以下內容：合同名稱、承辦部門、送審日期、審查意見、審查人、部門負責人簽字。
2) 合同簽審部門對合同的審核期限，一般不超過兩個工作日。對特別重大、復雜合同的審查，一般不超過四個工作日。
6.10.3 審查會簽意見處理
1) 根據合同所涉及項目的具體情況，經承辦人與審查人溝通，由承辦人按雙方取得共識的意見，修改合同草案。
2) 出于項目本身需要及各種客觀條件的限制，對于承辦人認為無法采納的意見，應向本部門領導匯報，由本部門領導決定是否采納。
3) 承辦人應將審查會簽意見處理情況如實填記錄，對未予采納的意見，應注明原因。
6.10.4 審批
6.10.4.1 歸口管理部門審核、編號后，由承辦人將合同草案及相關資料送部門分管副礦長簽署意見后，報礦長審批。礦長認為必要的，在簽署意見后送法定代表人審批。
6.10.4.2 礦長或法定代表人，根據《立項登記審批表》記載的事項、部門意見及相關情況，決定是否批準。
6.10.5 簽署
6.10.5.1 承辦人對合同逐頁簽字后，送法定代表人簽署。
6.10.5.2 法定代表人授權委托代理人簽署的，應由承辦人會同合同歸口管理部門辦理授權委托書。
6.10.5.3 法定代表人或受托人簽署后，送歸口管理部門加蓋合同專用章。承辦人應將合同副本、授權委托書(各1份)留存歸口管理部門備案。
6.10.5.4 合同他方由代理人承辦、代簽合同的，應索取其法定代表人授權委托書。
6.10.5.5 根據法律規定或當事人之間的約定，辦理合同鑒證、公證或審批、備案手續
7.合同的執行監控管理
7.1合同過程監控是指計劃科會同承辦部門對合同實施過程中的重點內容和關鍵環節實施監測與控制，及時發現和處理合同實施中的問題或隱患，防控法律風險的管理過程。
7.2合同監控內容：
包括資金預算執行、進度監控、質量控制、糾紛處置等，關鍵環節包括合同款收付、器材設備驗收、合同成果交驗等。
7.3計劃科設合同管理專員針對每份合同建立臺帳，填寫合同履行情況登記表(附件1)。
7.4合同承辦人員配合計劃科合同管理專員應跟蹤了解合同對方當事人的基本情況，當發生下列情況時及時向本部門報告：
7.4.1對方當事人名稱、法定代表人、銀行賬號、經營場所、聯系方式等發生變更;
7.4.2對方當事人授權代表調離、離職、開除等;
7.4.3對方當事人或者其控制人財務狀況惡化，開始出現拖欠款項;
7.4.4對方當事人陷入重大法律糾紛，可能影響其正常經營。
7.4.5其他有可能對正常履約造成負面影響的情況。
7.5計劃科在了解對方當事人的基本情況變化后，應對該事項的影響進行評估。對可能造成較大風險的事項，應及時向礦主管領導回報，必要時向煤炭分公司計劃部及企業法律顧問咨詢處理方案。
7.6對于業務往來較多、累計合同額較大或單筆合同數額較大的合同對方當事人，計劃科經請示礦主管領導批準后，可以獨立地對它展開資信調查。
7.7計劃科合同管理員每月向合同承辦人員或合同對方當事人了解履約進度情況，并填寫合同履行情況登記表相應部分。
7.8財務科每月與計劃科就合同款支付情況進行對賬，合同管理員據此填寫合同履行情況登記表相應部分。
7.9財務科在支付合同款時，應嚴格按照合同約定辦理，特別注意款項類別(如貨款、工程款、定金、預付款等)必須與合同約定一致。出具發票或收據或向對方轉賬或匯款時，在單據空白處標明對應的合同編號。
7.10支付與合同約定條款不符并且可能有損我方利益的款項，需要具有高一級審批權限的負責人批準方可辦理。
7.11合同標的的驗收按照合同約定驗收標準的規定辦理。驗收人員應按照合同約定的驗收條件清點合同標的物，向對方當事人出具接收清單。接收清單一式兩份，對方一份，合同承辦部門一份，計劃科一份與合同一并保存。對于不符合合同約定的事項，應在清單上說明。如果與合同約定嚴重不符，驗收人員應拒收貨物。
7.12驗收后發現質量問題的，應及時向該合同的負責人報告，由合同負責人填寫質量異議函及其相關材料應在合同承辦部門及計劃科保存。
7.13合同承辦部門應確保合同標的物質量符合合同約定的標準并保留合法證據。
7.14定購設備交貨時，我方承辦人員應在收貨清單上簽字，清單上應包括品名、型號、廠家、數量以及隨設備提供的文件資料清單等。收貨清單原件應在合同承辦部門及計劃科與合同一起保。
7.15合同履行過程中雙方提出變更的，要以書面方式為準，按我方內部合同管理程序審批同意后，方可變更原合同。合同承辦人員不得擅自決定變更履約內容。
7.16合同承辦部門在合同履行過程中發現下列情況時，應及時向計劃科通報，共同處理后續事宜。
7.16.1對方當事人出現重大財務或法律危機，可能造成我方權益不能保證的;
7.16.2合同的繼續履行不能獲得約定的利益，甚至可能造成我方損失的;
7.16.3對方當事人拒不履行約定義務，使得合同履行困難，可能造成我方損失的;
7.16.4因我方違約致使對方當事人提出書面異議的;
7.16.5其他可能造成我方損失的情況。
7.17合同承辦部門承辦人配合計劃科合同管理專員每月10日前對正在履行的合同進行自查，填寫合同履行情況自查表(格式見附件4)。對于存在問題并可能造成我方損失的合同，應填寫問題合同情況說明(格式見附件3)并向有管部門通報。
7.18計劃科每季度會同合同承辦部門將問題合同劃分為黃線合同和紅線合同，報主管礦領導批準后通報相關管理部門，以加強對問題合同的管理力度。劃分問題合同主要考慮如下因素：
7.18.1投資控制情況與合同約定的偏離;
7.18.2履約進度與合同約定的偏離;
7.18.3質量控制情況與合同約定的偏離，是否存在重大質量問題;
7.18.4對方單位的經營風險大小
7.18.5交貨、驗收是否存在重大隱患;
7.18.6其他可能導致我方利益損害的因素。
7.19合同被評定為黃線合同后，合同承辦部門主管礦領導召集
相關部門召開專門會議，提出整改措施，計劃科每季度對整改效果進行跟蹤，并向合同承辦部門主管礦領導提交書面報告。
7.20合同被評定為紅線合同后，礦長召集相關部門召開專門會議，提出整改措施，計劃科每月對整改效果進行跟蹤，并向礦長提交書面報告。
7.21因我方員工的個人原因導致合同成為黃線合同和紅線合同的，合同承辦部門在年度考核時將有關情況記入責任人的考評記錄;造成實際損失的，應該給予相應的處罰。
7.22合同履約過程中發生糾紛時，合同項目負責人應及時向部門負責人報告(格式見附件4)，積極協商解決問題。合同承辦部門自身解決有困難的，可以向計劃科咨詢處理意見，各相關部門應積極予以配合解決。
7.23對方當事人向我方發出律師函或啟動訴訟程序，或者我方擬采用訴訟方式解決合同糾紛的，合同承辦部門應填寫合同法律事務處理申請表(格式見附件5)，經合同承辦部門主管礦領導批準后，送計劃科。計劃科應在3個工作日內提出處理意見，計劃科主管礦領導批準后處理后續事宜。
8、變更或解除程序
8.1合同需要變更或解除時，合同承辦部門應在與計劃科等部門溝通情況后，以書面形式通知他方，說明變更或解除合同的原因和答復的期限。變更或解除合同的協議草案一經達成，需按相關規定辦理。
9、其它
9.1本辦法解釋權歸煤礦計劃科
9.2 本制度自下發之日起執行。
